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Sua empresa está crescendo. Você precisa contratar gente e decide montar um escritório para acomodar a equipe.

Por onde começar?

O primeiro passo antes de iniciar sua pesquisa por salas para alugar é mapear a infraestrutura necessária para sua empresa e montar um planejamento, inclusive de custos.

Para facilitar sua vida, criamos uma Planilha de Custos de Escritório contendo diversos itens que um escritório tradicional precisa, como infraestrutura (mobiliário, equipamentos, decoração), custos fixos (aluguel, condomínio, IPTU), custos variáveis (energia, água, limpeza), além das despesas decorrentes da compra dos itens de infraestrutura.

Nós preenchemos a planilha com vários itens para nos certificar que você não se esquecerá de nada. Você poderá adicionar ou remover itens, de acordo com a sua necessidade.

Ao final, você terá uma projeção de custos que este novo passo trará para sua empresa.

Baixar Planilha de Custos de Escritório

Como usar a planilha?

A planilha está dividida em 4 abas:

• Investimento Inicial
• Custos Fixos Mensais
• Custos Variáveis Mensais
• Resultado

Aba Investimento Inicial

Essa é a parte mais importante de seu planejamento. Inclui todos os itens necessários para a montagem de seu escritório.

Para deixá-la mais organizada e fácil de entender, dividimos nas seguintes áreas:

• Mobiliário
• Equipamentos
• Decoração
• Custos Diversos
• Sala de Reunião
• Recepção

Mobiliário

Nesta área entram todos os móveis que irão compor o seu escritório: mesas, cadeiras, armários, gaveteiros, sofás, poltronas etc.

Não se esqueça que o valor total de alguns destes itens está diretamente relacionado ao número de colaboradores da empresa.

Por exemplo: se a equipe é composta por 5 pessoas e o custo unitário da cadeira é R$ 150,00 e da mesa R$ 200,00, o custo total será de R$ 750,00 e R$ 1000,00, respectivamente. Caso tenha custo de frete, sugerimos incluir no valor total da compra.

Equipamentos e Decoração

Seguem a mesma linha de raciocínio do item anterior.

Custos Diversos

São custos relacionados aos serviços gerais para montagem do escritório:

• pintura, obras e reformas
• instalação de equipamentos, como split
• instalações elétricas e hidráulicas
• montagem de mobiliário
• serviços de marcenaria
• seguro-fiança etc

Sala de Reunião e Recepção

Esses dois últimos itens são opcionais, porém nós os separamos para que seu planejamento fique mais claro e organizado.

Aba Custos Fixos Mensais

Nessa aba entram todos os itens que possuem custos fixos, isto é, que não variam em um curto espaço de tempo.

Entram aqui:

• aluguel
• condomínio
• IPTU
• serviço de limpeza ou faxineira
• TV por assinatura etc

Aba Custos Variáveis Mensais

Nessa aba entram todos os itens que possuem custos variáveis, isto é, que variam em curto espaço de tempo.

Entram aqui:

• telefonia
• água
• energia elétrica
• material de escritório e papelaria, como toner, resma de papel, fita adesiva etc
• material de limpeza e descartáveis, como sacos de lixo, copos descartáveis etc
• insumos, como pó de café, filtro de papel, açúcar, adoçante, biscoitos etc

Aba Resultado

O objetivo desta aba é mostrar de forma clara qual é o verdadeiro custo que o escritório trará para sua empresa.

Para enriquecer o seu planejamento, criamos as seguintes composições:

• Básico: escritório sem recepção e sala de reunião
• Básico + Recepção: escritório com recepção
• Básico + Sala de Reunião: escritório com sala de reunião
• Completa: escritório com recepção e sala de reunião

Cenário 1: Primeiros 12 meses

Neste cenário, fizemos uma projeção supondo que o Investimento Inicial seja diluído em 12 meses através de financiamentos. Dependendo da disponibilidade de recursos financeiros da empresa, pode ser uma alternativa interessante e que onera menos o seu fluxo de caixa.

Em seguida, somamos as parcelas de financiamento, os custos fixos e variáveis mensais para cada uma das quatro composições.

Em Custo Anual, exibimos a projeção de custo total de cada composição, ou seja, o valor que será gasto com o escritório em seu primeiro ano.

Em Custo Médio Mensal, exibimos a projeção de custo mensal de cada composição, ou seja, o valor que será gasto mensalmente com o escritório em seu primeiro ano.

Cenário 2: Após 12 meses

Neste cenário, fizemos uma projeção supondo que o Investimento Inicial já tenha sido quitado. Vale notar que caso a empresa pague o Investimento Inicial à vista no primeiro mês, este cenário também vale para a partir do segundo mês do primeiro ano.

O Custo Anual e Custo Médio Mensal representam dados similares aos do Cenário 1, mas sem os custos do Investimento Inicial.

Baixar Planilha de Custos de Escritório

Bônus!

O blog do Coworking Brasil produziu o guia completo para ajudá-lo a comparar os custos de montar um escritório com coworking ou home office. Confira!